ЭДО часто начинают рассматривать после вполне конкретной ситуации: один контрагент просит отправлять УПД электронно, другой всё ещё работает с бумагой, третий получает документы по почте. Бухгалтеру приходится помнить, что и кому отправили, вернулся ли подписанный документ и где теперь искать последнюю версию.
Но сам по себе ЭДО нужен не каждому бизнесу.
Если документов немного, текущий порядок никому не мешает, а обмен с контрагентами работает нормально — подключать новую систему просто потому, что «все переходят на электронный документооборот», необязательно.
Смотреть стоит на другое: сколько времени и внимания уже отнимает работа с документами.
Что изменится после перехода на ЭДО
При обычном бумажном обмене документ нужно подготовить, подписать, передать контрагенту и получить подписанный экземпляр обратно. Даже если сначала отправить скан по почте, оригинал всё равно приходится отдельно контролировать.
В ЭДО документ передаётся электронно и подписывается электронной подписью. В системе можно увидеть, отправлен он, получен, подписан или отклонён.
Для небольшого бизнеса польза обычно именно в этом: становится проще понимать, где находится документ и что с ним сейчас происходит.
Но ЭДО не наведёт порядок сам по себе. Если непонятно, кто готовит документы, кто их подписывает и кто следит за результатом, новая программа эту проблему не исправит.
Пять признаков, что ЭДО уже стоит рассмотреть
1. Контрагенты сами просят перейти на электронные документы
Один такой запрос ещё ничего не значит. Но если всё больше поставщиков или клиентов уже работают через ЭДО, поддерживать отдельный способ обмена с каждым становится неудобно.
Особенно если речь идёт о документах, которыми вы обмениваетесь регулярно: УПД, актах, накладных.
2. Подписанные документы приходится ждать и искать
Отправили акт. Через неделю нужно проверить, подписал ли его контрагент. Сотрудник ищет письмо, пишет бухгалтеру или звонит второй стороне.
Если это происходит постоянно, ЭДО снимает хотя бы часть такой работы: состояние документа видно в системе.
3. Документы находятся в нескольких местах
Что-то лежит в почте, что-то в папке на компьютере, часть уже приехала на бумаге, а подписанный экземпляр ещё у другого сотрудника.
ЭДО не заменит весь архив компании, но документы, которыми вы обмениваетесь через него, уже не придётся искать по нескольким каналам.
4. На отправку и контроль документов уходит заметное время
Один документ распечатать и отправить несложно.
Но если каждый месяц таких документов десятки, небольшие действия складываются: подготовить, подписать, отсканировать, отправить, проверить получение, дождаться оригинала.
В этот момент имеет смысл сравнивать уже не стоимость бумаги с тарифом ЭДО, а время сотрудников, которое уходит на весь этот путь.
5. Электронный формат нужен для вашей работы или становится обязательным
Для отдельных видов документов электронный обмен уже регулируется законодательством.
Здесь важно не ориентироваться на общую фразу «скоро всё будет только электронным», а проверять требования именно для вашего вида деятельности и документов.
Если электронный формат обязателен, готовиться к нему лучше заранее, а не в последний момент.
Нужно ли переводить всё сразу
Нет.
Для малого бизнеса обычно разумнее начать с того, чего больше всего.
Например, компания ежемесячно отправляет 50 УПД, несколько актов и пару договоров. Нет необходимости в один день менять работу со всеми документами.
Можно начать с УПД и нескольких постоянных контрагентов. Посмотреть, удобно ли сотрудникам, возникают ли проблемы с подписанием и насколько проще стало контролировать документы.
После этого уже решать, что переводить следующим.
Так вы проверяете новый порядок на реальной работе, но без большой перестройки сразу.
А если контрагент пользуется другим оператором ЭДО?
Это не обязательно проблема.
Разные операторы ЭДО могут обмениваться документами через роуминг. То есть вам не всегда нужно подключаться к тому же сервису, которым пользуется каждый контрагент.
Но возможность такого обмена лучше проверить заранее — особенно с теми партнёрами, с которыми документов больше всего.
Поэтому перед выбором оператора полезно просто спросить у основных контрагентов, каким ЭДО они уже пользуются.
Это гораздо практичнее, чем выбирать сервис только по цене тарифа.
Что проверить до подключения
Не начинайте с изучения десятков тарифов. Сначала возьмите обычный рабочий месяц и ответьте на пять вопросов:
- Каких документов больше всего?
Именно с них, скорее всего, и имеет смысл начинать.
- С какими контрагентами вы чаще всего ими обмениваетесь?
Проверьте, работают ли они уже через ЭДО.
- Где сейчас возникает больше всего лишней работы?
При отправке, подписании, поиске или контроле возврата.
- Кто будет работать с документами после подключения?
Кто их готовит, кто подписывает и кому нужно видеть результат.
- Есть ли действующая электронная подпись?
И принадлежит ли она тому человеку, который должен подписывать документы.
После этого уже гораздо понятнее, что именно вам нужно от сервиса.
Когда с ЭДО можно пока не торопиться
Если у вас несколько документов в месяц, с их отправкой и хранением нет проблем, а основные контрагенты спокойно работают привычным способом — ЭДО может пока ничего существенно не изменить.
Это нормально.
Цель не в том, чтобы перевести в электронный вид всё, что технически можно перевести.
Имеет смысл менять способ работы тогда, когда новый вариант действительно проще текущего.
Поэтому хороший первый вопрос не «Какой ЭДО нам подключить?», а:
Какие документы сейчас отнимают у нас больше всего времени?
Если ответ находится быстро — уже понятно, с чего начинать.
Хотите понять, нужен ли вам ЭДО и как лучше начать?
Покажите, с какими документами и контрагентами вы работаете сейчас. Посмотрим, что имеет смысл перевести первым и какой вариант подключения подойдёт именно вашей работе.
Подобрать ЭДО
