Подключить сервис для электронной отчётности несложно. Проблемы обычно обнаруживаются позже: когда приходит время отправлять первый отчёт.
Выясняется, что электронная подпись оформлена на руководителя, а работает с отчётностью бухгалтер. Или сотрудник не видит нужную организацию. Или отчёт подготовлен в одной программе, а как правильно передать его в Saby — никто заранее не проверил.
Поэтому до подключения полезно разобраться не во всех возможностях сервиса, а в том, как именно у вас сейчас сдаётся отчётность.
Кто будет работать в Saby
Для начала определите, кто участвует в сдаче отчётности.
В маленьком ИП это может быть один человек: сам подготовил, подписал и отправил.
В компании чаще иначе: бухгалтер готовит отчёт, руководитель подписывает, а иногда всю отчётность ведёт сторонняя бухгалтерия.
От этого зависят доступы и полномочия.
Перед настройкой достаточно ответить на три вопроса:
- кто готовит отчёт;
- кто его подписывает;
- кто отправляет и проверяет результат.
Не нужно менять привычный порядок просто ради нового сервиса. Сначала стоит настроить Saby под то, как вам удобно работать.
Проверьте электронную подпись
Фраза «электронная подпись у нас есть» ещё не означает, что всё готово.
Проверьте:
- на кого она выпущена;
- действует ли сертификат;
- кто будет подписывать отчёты;
- сможет ли этот человек сделать это тогда, когда потребуется.
Особенно важно последнее.
Если отчёт готовит бухгалтер, а подписывает руководитель, необязательно передавать бухгалтеру носитель с подписью. Можно организовать работу так, чтобы бухгалтер подготовил отчёт, а руководитель отдельно его подписал.
Главное — определить этот порядок до первой реальной отправки, а не в день дедлайна.
Если отчётность сдаёт сотрудник — проверьте его полномочия
Если отчёт отправляет не руководитель или сам ИП, могут понадобиться дополнительные полномочия, в том числе МЧД.
МЧД — машиночитаемая доверенность. По сути, электронное подтверждение того, что сотрудник или сторонний специалист имеет право действовать от имени организации.
Изучать МЧД заранее во всех подробностях не нужно.
Сначала определите, кто фактически будет сдавать отчётность. После этого уже можно проверить, какие полномочия понадобятся именно в вашей ситуации.
Где сейчас готовятся отчёты
Подключение Saby не означает, что бухгалтер обязан отказаться от программы, в которой привык работать.
Например, если учёт ведётся в 1С и отчёт удобно готовить там, его можно сформировать привычным способом, а Saby использовать для проверки, отправки и контроля результата.
В другой компании, наоборот, часть работы удобнее перенести непосредственно в Saby.
Поэтому до настройки задайте бухгалтеру простой вопрос:
Где вы сейчас готовите отчёт и что потом с ним делаете?
Это поможет понять, какую часть работы действительно нужно перенести в новый сервис, а какую лучше оставить как есть.
Проверьте, какую отчётность вы действительно сдаёте
Не нужно настраивать все возможности Saby только потому, что они существуют.
Возьмите реальный календарь компании: какие отчёты сдаёте, по каким организациям и куда.
Так вы получите нормальный список для первой настройки.
Если у бизнеса несколько ООО или ИП, отдельно проверьте каждое: кому нужен доступ и от чьего имени будет отправляться отчётность.
Что происходит после кнопки «Отправить»
Отправить отчёт — ещё не значит закончить работу.
Нужно увидеть, принят ли он, не пришёл ли отказ или требование и требуется ли какое-то действие.
Поэтому заранее решите, кто следит за результатом.
Бухгалтеру, например, нужны рабочие уведомления о статусах и ошибках. Руководителю — возможно, только то, что требует его подписи или решения.
Если уведомления приходят всем подряд, их довольно быстро перестают замечать.
Что проверить перед первой отправкой
До настоящего дедлайна убедитесь, что:
- Нужная организация добавлена в Saby.
- Сотрудник может войти и видит то, с чем должен работать.
- Электронная подпись действует.
- Если нужны дополнительные полномочия или МЧД — они оформлены.
- Понятно, где готовится отчёт и как он попадает в Saby.
- Понятно, где смотреть результат отправки.
- Нужный человек получит уведомление, если возникнет проблема.
Лучше обнаружить недостающую настройку во время такой проверки, чем вместе с отчётом, который нужно отправить через час.
Не нужно перестраивать бухгалтерию ради Saby
Хорошее подключение не должно создавать сотрудникам больше работы, чем было раньше.
Если бухгалтеру удобно готовить отчёт в привычной программе — пусть готовит. Если руководителю нужно только подписывать — ему не обязательно разбираться во всём интерфейсе.
Saby должен убрать лишние действия и сделать сдачу отчётности понятнее, а не заставить компанию полностью менять привычную работу.
Поэтому перед подключением полезнее спрашивать не:
«Какие функции есть в Saby?»
а:
«Что в нашей нынешней работе с отчётностью мы хотим сделать проще?»
Ответ на этот вопрос обычно гораздо лучше определяет будущую настройку.
Хотите подключить Saby для отчётности?
Расскажите, кто сейчас занимается отчётностью и чем пользуется бухгалтер. Посмотрим, что уже готово, что понадобится и как настроить Saby без лишних функций.
Подобрать Saby для отчётности
