Самое неудачное время разбираться с электронной отчётностью — когда отчёт уже готов, а до срока сдачи осталось несколько часов.
Именно тогда выясняется, что закончилась электронная подпись, бухгалтер не может отправить отчёт от имени компании или никто не помнит, куда приходит подтверждение о приёме.
По отдельности большинство таких проблем решаются довольно быстро. Но перед дедлайном любая из них превращается в аврал.
Поэтому подключение электронной отчётности лучше планировать не к дате оплаты сервиса, а к первой реальной сдаче через него.
Посмотрите, что предстоит сдавать первым
Начать стоит не с тарифов, а с календаря.
Какой ближайший отчёт вы собираетесь отправлять через новый сервис? Когда срок его сдачи? Кто его готовит?
Если до дедлайна осталось совсем немного времени, а текущий способ сдачи работает, иногда разумнее сначала сдать этот отчёт привычным способом, а новую схему спокойно подготовить к следующему.
Сам факт, что сервис можно подключить сегодня, ещё не означает, что сегодня же нужно менять привычный порядок работы.
Проверьте электронную подпись заранее
«Подпись у нас есть» — недостаточно.
Перед первой сдачей стоит проверить:
- на кого она выпущена;
- действует ли сертификат;
- где находится подпись;
- кто будет подписывать отчёт;
- сможет ли этот человек сделать это вовремя.
Особенно важно разобраться с этим, если отчёт готовит бухгалтер, а подписывает руководитель.
Если сдачей занимается сотрудник или сторонний бухгалтер, дополнительно нужно проверить его полномочия. В некоторых случаях для этого потребуется МЧД — машиночитаемая доверенность.
Лучше выяснить это заранее, чем в момент, когда отчёт уже ждёт отправки.
Не меняйте работу бухгалтера без необходимости
Переход на электронную отчётность не обязательно означает переход на совершенно новый способ подготовки самих отчётов.
Например, бухгалтер привык вести учёт и готовить отчётность в 1С. Если этот порядок работает, нет смысла одновременно с подключением нового сервиса заставлять его осваивать другой способ подготовки документов.
Новый сервис можно использовать для тех этапов, где он действительно нужен: проверки, подписания, отправки и контроля результата.
Сначала лучше сделать проще один участок работы, а не менять всё сразу.
Определите, кто за что отвечает
Даже в маленькой компании полезно заранее понимать:
кто готовит отчёт;
кто подписывает;
кто отправляет;
кто проверяет, принят ли он.
Иногда всё делает один человек — и тогда никаких сложностей нет.
Но если в процессе участвуют бухгалтер, руководитель и, например, сторонняя бухгалтерская компания, лучше договориться о порядке заранее.
Особенно о последнем шаге.
Нажать «Отправить» недостаточно. После этого нужно убедиться, что отчёт принят, а если пришёл отказ или требование — кто-то должен это увидеть и отреагировать.
Настройте уведомления для тех, кому они нужны
Можно включить все возможные уведомления и отправлять их всем сотрудникам. Обычно через некоторое время их просто перестают читать.
Лучше решить, кому какая информация действительно нужна.
Бухгалтеру могут быть важны статусы отправки, ошибки и требования.
Руководителю — запрос на подпись или ситуация, которая требует его решения.
Хороший контроль — это не когда сообщений много, а когда нужный человек вовремя узнаёт о том, что требует его внимания.
До дедлайна пройдите весь путь один раз
Перед первой реальной сдачей проверьте не отдельные настройки, а всю последовательность.
Нужная организация есть в сервисе. Бухгалтер может войти. Подпись работает. Необходимые полномочия оформлены. Понятно, как загрузить или подготовить отчёт. После отправки видно его состояние. Уведомления приходят тому, кто должен на них реагировать.
Не обязательно устраивать отдельное большое тестирование.
Обычно достаточно один раз пройти этот путь вместе с человеком, который потом будет сдавать отчётность.
Так быстро обнаруживаются вещи, которые легко пропустить при обычной настройке.
Короткий чек-лист перед первой сдачей
До первого рабочего отчёта проверьте:
- Какой отчёт будем отправлять первым и когда его срок.
- Кто его готовит и где.
- Кто подписывает и отправляет.
- Действует ли электронная подпись.
- Нужны ли сотруднику дополнительные полномочия или МЧД.
- Понятно ли, где смотреть результат отправки.
- Кто увидит ошибку или требование и будет с ним работать.
Если на эти вопросы есть ответы, большая часть неприятных сюрпризов уже исключена.
Когда подключение можно считать законченным
Не тогда, когда оплачен тариф и появился доступ в сервис.
А когда первый настоящий отчёт прошёл весь путь: его подготовили, подписали, отправили, получили результат — и никому не пришлось срочно выяснять, что делать дальше.
После этого электронная отчётность должна стать обычной рабочей задачей, а не отдельным событием, к которому каждый раз приходится готовиться заново.
Именно к этому и стоит стремиться при подключении.
Хотите подготовить электронную отчётность без аврала?
Посмотрим, как вы сдаёте отчётность сейчас, что уже готово и что нужно проверить до первой отправки. Поможем настроить всё заранее, а не разбираться с доступами и подписью перед дедлайном.
Подключить электронную отчётность
